maandag 17 oktober 2016

Office 365 – Wijzigingen in 2016

Sinds de lancering van Office 365 zijn er door Microsoft veel verschillende functies aan dit pakket toe-
gevoegd. Met de overname van LinkedIn deze zomer zullen de nieuwe functies en koppelingen zeker nog

verder toenemen. Wereldwijd gaan steeds meer organisaties gebruik maken van O365. Zo heeft

Facebook deze zomer aangekondigd met 13000 medewerkers te gaan werken in O365. In deze blog vind

u een overzicht van de nieuwe functies die dit jaar in Office 365 zijn opgenomen.

 

Slimmer werken

De grote wijziging in Office 365 begin dit jaar was de uitrol van Office 2016. Deze versie van Office zal begin

2017 de standaard versie van alle installaties zijn. Office 2013 moet voor februari 2017 vervangen worden

door deze nieuwe versie.

 

Het abonnement E5 is begin dit jaar geïntroduceerd. Met E5 komt er ook vaste telefonie naar Office 365.

Deze functie is nog volop in ontwikkeling. In Nederland kan E5 wel al worden afgenomen, maar hierin is de

vaste telefoonlijn nog niet beschikbaar. Wanneer én of dit in Nederland beschikbaar komt, is nog

afwachten. Wel kan er al vanaf een vaste telefoon worden ingebeld op een Skype bijeenkomst om zo deel

te nemen aan de vergadering. Binnen het E5 abonnement zijn vooral veel extra beveiliging- en

compliance functies aanwezig.

 

Met Power BI (onderdeel van het E5 abonnement) is het mogelijk om via verschillende dashboards data uit

verschillende bronnen samen te voegen en grafisch weer te geven. Het afgelopen jaar zijn de mogelijkheden

van deze online dienst sterk verbeterd en uitgebreid.

 

OneDrive heeft als onderdeel van Office 365 dit jaar een aantal wijzigingen gekregen. Zo is de opslaglimiet

voor de abonnementen E3 en E5 komen te vervallen. De bestandsgrootte van individuele bestanden is

verhoogd naar 10GB en de limieten op het aantal bestanden in een map is ook komen te vervallen. Met

deze wijzigingen is er ook een nieuwe versie van de OneDrive applicatie uitgebracht.

 

De nieuwe dienst Delve helpt u bij het vinden van relevante informatie die binnen Office 365 aanwezig is. Delve

zoekt automatisch de gegevens die op dat moment waarschijnlijk het meest interessant voor u zijn. Delve is

onderdeel van alle Enterprise abonnementen van Office 365.

 

Met alle abonnementen binnen Office 365 kunt u gebruik maken van Office online. Dit zijn de online versies van

de bekende programma’s zoals Word, Excel en PowerPoint. Er zit een verschil tussen de mogelijkheden en

opties die online mogelijk zijn ten opzichte van de mogelijkheden in de programma’s die lokaal geïnstalleerd

worden. De laatste maanden zijn er veel extra mogelijkheden toegevoegd aan de online versies. Samen met de

verbeterde mobiele apps wordt de noodzaak voor het gebruiken van de pakketten op een pc steeds kleiner. Een

voorbeeld is het toevoegen van een Prioriteit mailbox aan Outlook. Hiermee wordt uw email automatisch

gesorteerd. Belangrijke mail is snel toegankelijk via deze weergave. Minder belangrijke mail zoals bijvoorbeeld

nieuwsbrieven, zijn via de overige weergave te bekijken.

 

Beter samenwerken

In de online versie van Word, PowerPoint en Excel is het nu ook mogelijk om gezamenlijk te werken aan hetzelfde

document. De wijzigingen die iedere gebruiker maakt zijn direct zichtbaar in het document. Ook kan er vanuit het

document via Skype worden overlegd. Deze functie werkt ook met bestanden die buiten Office 365 opgeslagen

staan zoals bijvoorbeeld in Dropbox.

 

Met Sway kunnen er snel en gemakkelijk visuele presentaties gemaakt worden. Met de flow app kunnen handelingen

geautomatiseerd worden. Een voorbeeld is het ontvangen van een push bericht bij het binnenkomen

van een belangrijke mail.

 

Met Yammer biedt Office 365 een intern sociaal netwerk aan de gebruikers. Met Yammer kunnen de medewerkers

binnen een bedrijf samen werken aan een project met elkaar en met externe contacten. Yammer is dit jaar uitgebreid

met de mogelijkheid om externe groepen aan te maken en zal steeds verder geïntegreerd worden binnen alle
mogelijkheden van Office 365.

 

Video wordt een steeds belangrijkere manier om informatie te delen. Met Office 365 Video kunnen video’s gemakkelijk
gedeeld worden binnen de veilige omgeving van Office 356.

 

Binnenkort wordt de Planner applicatie uitgerold binnen Office 365. Met Planner kan eenvoudig een team worden
samengesteld en taken worden verdeeld.

 

Betere beveiliging

Beveiliging en voldoen aan wettelijke normen (compliance) met betrekking tot de gegevens binnen een organisatie
worden steeds belangrijker. De wet Bescherming Persoonsgegevens verplicht organisaties om goed te weten wat er

met hun gevoelige data gebeurt.

 

Via het security en compliance center van Office 365 kunnen alle zaken betreffende toegang, uitwisseling,
beveiliging en monitoring geregeld worden. Ook kunnen alle wijzigingen binnen groepen en bestanden (rechten) op
SharePoint en OneDrive gevolgd worden via de audit logs. Met Secure score rapporten genereert Office 365
automatisch rapporten hoe er voldaan wordt aan de normen.

 

Met Advanced Threat Protection in het abonnement E5 wordt data ook beveiligd tegen nog onbekende
bedreigingen.

 

Multi factor authenticatie wordt door steeds meer diensten binnen Office 365 ondersteunt. Zo is deze
ondersteuning de afgelopen maanden ook toegevoegd aan de Skype Business for Android APP.

 

Beter beheer

Er komen iedere maand nieuwe functies en mogelijkheden beschikbaar binnen Office 365. Niet iedere werknemer zit
altijd te wachten op deze veranderingen. Met de First Release functie kan een beheerder bepalen wie welke nieuwe
functies beschikbaar krijgt, zodat deze door een beperkte groep medewerkers getest kunnen worden voordat de
hele organisatie hiermee aan de slag gaat.

 

Met de FastTrack website geeft Microsoft veel tips en trucs om het werken met en de overgang naar Office 365 soepel

te laten verlopen.

 

Apps

De apps voor de mobiele telefoons zijn een veel gebruikte manier om de gegevens binnen een Office 365 omgeving te

gebruiken. De verschillende apps voor OneDrive, SharePoint, Word, Excel, Outlook, PowerPoint enz. worden constant
uitgebreid met nieuwe functies voor zowel iOS, Android en Windows 10. Ook ondersteuning voor smartwatches wordt
hierbij niet vergeten.
Johan Magnus